Protection des données personnelles
Dernière mise à jour : 4 septembre 2026
La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre sur le portail évaluateurs INAES, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).
1. Responsable de traitement
INAES, SAS au capital de 1 200 €, dont le siège social est situé 3 rue Colin, 34070 Montpellier, immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 951 826 189, représentée par sa présidente, Laure Jouanin.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@inaes.fr — 04 99 67 72 79.
2. Données traitées
- Données d'identification : nom, prénom, adresse email professionnelle, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair) ;
- Données professionnelles : coordonnées, qualifications, compétences, formations, disponibilités, secteur géographique d'intervention ;
- Données d'activité : missions d'évaluation affectées, historique d'utilisation des outils du portail, contenus produits dans le cadre des missions ;
- Échanges avec le guide du portail : questions posées, réponses fournies, page consultée au moment de la question et éléments techniques nécessaires au suivi de la conversation ;
- Données de connexion : journaux techniques (horodatage, actions réalisées) à des fins de sécurité et de traçabilité.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Gestion des comptes utilisateurs et des droits d'accès | Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles |
| Organisation et planification des missions d'évaluation (affectation, suivi, production documentaire) | Exécution du contrat |
| Sécurité du portail, traçabilité des accès et des actions | Intérêt légitime (protection des systèmes et des données) |
| Assistance aux utilisateurs, amélioration continue du portail et prévention des usages anormaux au moyen des conversations du guide | Intérêt légitime (accompagnement des utilisateurs, qualité et sécurité du service) |
| Respect des exigences applicables aux organismes évaluateurs (référentiel HAS, accréditation) | Obligation légale et intérêt légitime |
4. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles au seul personnel habilité d'INAES et, pour les données qui les concernent, aux utilisateurs eux-mêmes. Elles ne font l'objet d'aucune cession ni d'aucun usage commercial.
Les conversations avec le guide peuvent être consultées par les seuls administrateurs habilités, uniquement pour l'amélioration du portail, le contrôle de la qualité des réponses et la détection d'un usage anormal.
INAES recourt aux sous-traitants suivants :
- Railway Corp. (États-Unis) — hébergement de l'application et de la base de données ;
- Anthropic (États-Unis), le cas échéant via Microsoft Azure — traitement automatisé des contenus soumis aux outils d'assistance à la rédaction. Ces contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
5. Transferts hors Union européenne
L'hébergement et certains traitements étant assurés par des prestataires établis aux États-Unis, les transferts de données sont encadrés par des garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, certification au Data Privacy Framework UE–États-Unis).
6. Durées de conservation
- Données de compte et données professionnelles : pendant la durée de la collaboration, puis archivage limité à 3 ans après la fin de la relation (5 ans pour les données nécessaires à la preuve d'un droit ou d'un contrat) ;
- Documents et données de mission : durées d'archivage imposées par les exigences d'accréditation et le référentiel d'évaluation applicable ;
- Conversations avec le guide du portail : 30 jours maximum après le dernier échange, puis suppression automatique ;
- Journaux de connexion et de traçabilité : 12 mois maximum ;
- Comptes en attente non validés : supprimés au plus tard 12 mois après la demande.
7. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur les données qui vous concernent, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits : contact@inaes.fr (une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable). Réponse dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois pour les demandes complexes.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
8. Cookies
Le portail n'utilise aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de traçage. Seul un cookie de session strictement nécessaire à l'authentification est déposé ; il est exempté de consentement (art. 82 de la loi Informatique et Libertés, délibération CNIL). Sa durée est celle de la session, ou de 30 jours si vous cochez « Rester connecté ».
9. Sécurité
INAES met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS), hachage des mots de passe, contrôle d'accès par rôles, validation manuelle des créations de compte, journalisation des actions et sauvegardes régulières.